En tant que propriétaire d’entreprise, il est essentiel de comprendre quelles dépenses peuvent être déduites en tant que frais professionnels pour optimiser votre fiscalité et éviter les problèmes avec l’administration fiscale. Les critères principaux sont que les dépenses doivent être justifiées et directement liées aux activités de l’entreprise.
Comme indiqué dans cet article, recevoir des revenus sous forme de dividendes est souvent plus avantageux pour les propriétaires d’entreprise. Cette approche modifie la manière dont les dépenses sont prises en compte par rapport à la perception d’un salaire. Les dividendes sont considérés comme des revenus de capital, et non comme des rémunérations, ce qui exclut l’accès aux avantages sociaux des salariés. Cependant, il existe des stratégies pour déduire partiellement certaines dépenses en tant que frais professionnels.
Avantages de percevoir des dividendes
- Moins de charges fiscales :
- Les dividendes sont imposés comme des revenus de capital, généralement à un taux inférieur à celui des salaires (impôt sur le revenu + cotisations sociales). En France, par exemple, les dividendes sont imposés à un taux forfaitaire de 30 %, incluant 12,8 % d’impôt sur le revenu et 17,2 % de prélèvements sociaux.
- Cela permet aux propriétaires de conserver un revenu net supérieur par rapport à une rémunération salariale.
- Flexibilité dans la gestion des revenus :
- Les dividendes sont versés après la clôture de l’exercice financier, ce qui vous donne la possibilité de planifier vos impôts et la distribution des fonds à l’avance.
- Vous pouvez ajuster le montant des dividendes, en conservant une partie des bénéfices pour développer votre entreprise.
Quelles dépenses peuvent être déduites lors de la perception de dividendes ?
Même si vous ne percevez pas de salaire, il existe des catégories de dépenses qui peuvent être déduites en tant que dépenses professionnelles, si elles sont justifiées et liées à l'activité de l'entreprise.
- Frais de déplacements professionnels et de représentation :
- Déplacements professionnels : Dépenses liées aux transports, à l’hébergement et aux repas, si elles sont en lien avec la gestion de l’entreprise (rencontres avec des clients, participation à des conférences, etc.).
- Repas et dîners avec des partenaires : Ces dépenses peuvent être classées comme frais de représentation, mais il est important de conserver les reçus et de préciser l’objectif de la rencontre.
- Événements culturels à but professionnel : Par exemple, participation à des événements d'entreprise ou professionnels (salons, concerts, présentations).
- Transport personnel :
- Si un véhicule est utilisé à des fins professionnelles (rencontres, déplacements chez des clients), l’entreprise peut rembourser une partie des frais. Cela inclut :
- Carburant.
- Entretien du véhicule.
- Amortissement partiel (si le véhicule appartient à l’entreprise).
- Paiements de leasing si le véhicule est loué.
Important : Pour déduire ces frais, il est nécessaire de tenir un registre des déplacements pour identifier la part utilisée à des fins professionnelles. - Frais de bureau et soutien technique :
- Travail à domicile : Si vous utilisez une partie de votre logement comme bureau, vous pouvez déduire :
- Une part proportionnelle du loyer ou des paiements hypothécaires.
- Les coûts des services publics (électricité, internet).
- Mobilier et équipement de bureau : Achat de meubles de bureau, d’ordinateurs, de téléphones et d’autres dispositifs.
- Location de bureau : Si le travail ne se fait pas à domicile, la location d’un espace commercial est également déductible.
- Logiciels : Achat ou abonnement à des systèmes CRM, programmes comptables, éditeurs graphiques.
- Communication : Dépenses liées à la téléphonie mobile, à internet et aux forfaits professionnels.
- Maintenance technique : Réparations et entretien du matériel de bureau (imprimantes, ordinateurs, etc.).
- Hébergement et noms de domaine : Services d’hébergement et enregistrement de noms de domaine pour les sites de l’entreprise.
- Services de freelances et salaires des employés :
- Freelances : Paiement des services de freelances engagés pour effectuer des tâches spécifiques (développement, rédaction, design, etc.).
- Employés : Salaires des employés, y compris les taxes et cotisations sociales, s’ils sont officiellement employés.
- Services juridiques et comptables :
- Paiement des services d’avocats, de comptables et de consultants impliqués dans la gestion des actifs de l’entreprise, l’optimisation fiscale et l’enregistrement de nouveaux projets.
- Services financiers : Commissions bancaires, intérêts sur les prêts professionnels.
- Marketing et promotion :
- Dépenses liées au branding personnel (création de site web, promotion sur les réseaux sociaux) ou à la réputation de l’entreprise (photographie professionnelle, services de relations publiques).
- Coûts liés au développement et au maintien de l’identité visuelle de l’entreprise (logo, cartes de visite, supports publicitaires).
- Publicité : Placement de publicités en ligne, à la radio, à la télévision ou dans des médias imprimés.
- Formation et développement professionnel :
- Cours, séminaires et conférences auxquels vous assistez pour améliorer vos compétences liées à l’entreprise.
- Abonnements à des ouvrages professionnels, des revues spécialisées et des plateformes éducatives.
- Frais fiscaux :
- Coûts pour la préparation de la documentation fiscale, des rapports ou la défense des intérêts de l’entreprise auprès des autorités fiscales.
- Cadeaux d’entreprise et événements :
- Cadeaux d’entreprise pour les clients ou partenaires, à condition que leur valeur ne dépasse pas les limites fixées.
- Participation à des événements professionnels où des contacts sont établis et des partenariats discutés.
- Charité :
- Les dons à des organisations caritatives enregistrées, à condition qu’ils respectent les exigences légales.
Limitations et risques
- Exigences documentaires :
- Toutes les dépenses doivent être justifiées par des factures, des reçus ou des contrats.
- Vous devez fournir des preuves établissant le lien entre les dépenses et les activités de l’entreprise.
- Dépenses personnelles :
- Si l’administration fiscale estime que vous déduisez des dépenses personnelles (par exemple, une voiture de luxe ou des vacances), ces dépenses seront exclues et des sanctions pourraient être appliquées.
- Plafonds de dépenses :
- En France et dans de nombreux autres pays, des limites existent pour certaines catégories de dépenses (par exemple, cadeaux d’entreprise). Dépasser ces plafonds peut entraîner des contrôles ou des enquêtes.
Comment déduire des dépenses tout en minimisant les risques
- Justifier la pertinence professionnelle :
- Chaque dépense doit être clairement liée à la gestion ou à la promotion de l’entreprise.
- Par exemple, un événement culturel peut être justifié comme un moyen d’attirer des partenaires ou d’améliorer l’image de l’entreprise.
- Séparer les utilisations personnelles et professionnelles :
- Si certaines dépenses (par exemple, un véhicule ou l’internet à domicile) sont utilisées à la fois à des fins personnelles et professionnelles, il est important de calculer la part liée à l’entreprise.
- Consulter des professionnels :
- Demandez conseil à un comptable ou à un avocat fiscaliste pour vous assurer que les dépenses sont bien catégorisées et conformes à la législation fiscale.
Avantages pour les propriétaires d’entreprise
Bien que les propriétaires percevant des dividendes n’aient pas accès aux avantages sociaux des salariés, ils bénéficient de :
- Une réduction de la charge fiscale sur leurs revenus.
- La possibilité de déduire des dépenses liées à la gestion de l’entreprise en tant que frais professionnels.
- Une flexibilité dans la gestion des ressources de l’entreprise pour compenser certaines dépenses personnelles, si elles sont liées aux activités professionnelles.
Cette approche permet de gérer efficacement les revenus et d’optimiser la fiscalité, en maintenant un équilibre entre intérêts personnels et professionnels. Pour plus de détails sur la manière de documenter correctement certaines dépenses, consultez Matthew Fiscalis pour un accompagnement expert !
